Hay propietarios que creen que, llegado el final del contrato, basta con que el inquilino “deje las llaves en portería” o las entregue a la inmobiliaria y listo. Jurídicamente es un error costoso: sin acta formal de devolución, el devengo de rentas puede seguir abierto; sin entrega real y documentada de todas las llaves/mandos, no recuperas la posesión; y sin lecturas y cotejo de inventario, los daños y excesos de suministros se vuelven una discusión eterna.
En JR Abogados redactamos contratos y protocolos de salida que eliminan ese riesgo: acta como único corte del devengo, entrega fehaciente de llaves y mandos, lecturas con fotos, cotejo del inventario y matriz de liquidación en 7–10 días. A continuación, te explico —con mirada de abogado y enfoque práctico— cómo evitar el “final caótico”, qué debe decir tu contrato y qué pasos seguir para cerrar en días, no en meses.
1) Tres verdades incómodas sobre el “check-out” que te pueden costar dinero
- Sin acta, no hay corte de devengo
Dejar llaves en un buzón, conserjería o agencia no equivale a entregarlas al arrendador. Si no hay acta firmada (o diligencia judicial de lanzamiento), el inquilino puede discutir la fecha de cese y tú pierdes la referencia exacta para prorratear rentas. - Sin recuento nominal de llaves y mandos, no tienes control
La posesión se recupera cuando vuelves a tener todas las llaves/mandos o cuando cambias legalmente el bombín por falta de alguna. Si no dejas esto por escrito, quedarán copias en circulación y un riesgo real de acceso no autorizado. - Sin lecturas y comparativa de inventario, pierdes la batalla probatoria
Los excesos de suministros y los daños “no evidentes” se esfuman si no hay lecturas con foto y fotos comparativas del inventario. La diferencia entre “desgaste normal” y daño indemnizable está en el papel.
2) Cómo se cierra de verdad un arrendamiento: el Acta de Devolución que funciona
Un contrato serio debe declarar que sólo el Acta de Devolución (o el lanzamiento) corta la renta y las responsabilidades. Ese acta debe contener, como mínimo:
- Identificación de arrendador/representante y arrendatario/s.
- Fecha y hora de la entrega.
- Relación nominal de llaves y mandos (portal, vivienda, trastero, garaje, buzón, alarma, domótica, ascensor, piscina…).
- Lecturas finales de electricidad, agua, gas (y, si procede, calefacción central por calorías), con fotos de display y nº de contador.
- Cotejo del inventario: estado por estancias (OK / falta / daño).
- Observaciones (pequeños defectos, limpiezas pendientes, incidencias).
- Anexos: carpeta de fotos finales, justificantes, pantallazos de reseteo de domótica/alarma.
- Firma de quien entrega y de quien recibe (o negativa/ausencia documentada).
- Cláusula de corte de devengo desde la firma del acta.
En JR Abogados integramos el modelo de acta en el contrato como anexo obligatorio. Así, el día de salida nadie discute el formato ni el contenido.
3) El minuto a minuto del día D (guion operativo)
7 días antes
- Enviar citación por email/WhatsApp con dos franjas alternativas para firmar el acta (y dirección exacta).
- Recordatorio de obligaciones: limpieza razonable, retirada de enseres, lecturas a tomar en el acto, entrega de todas las llaves/mandos, reseteo de contraseñas de alarma y domótica.
48–24 horas antes
- Confirmación de franja. Si no hay respuesta, burofax de citación (deja constancia y evita excusas).
Día D – Llegada
- Comprobación de identidad.
- Recuento uno a uno de llaves/mandos (se anotan cantidades y tipos).
- Toma de lecturas con foto (display y nº de contador).
Recorrido por la vivienda
- Cotejo del inventario con fotos comparativas (toma general + detalle).
- Notas de faltas (p. ej., falta mando del garaje) y daños (p. ej., quemadura en encimera).
- Verificación de limpieza razonable y retirada de enseres.
- Comprobación de alarma y domótica: reseteo y transferencia con pantallazos.
Firma
- Firma del Acta. Si el inquilino se niega a firmar pero entrega llaves, haz constar la negativa y sigue adelante: el corte de devengo se blinda igualmente.
- Entrega de recibos o justificantes que haya traído (p. ej., desatasco reciente).
Después del acta (7–10 días)
- Envío de Matriz de Liquidación: rentas finales/prorrata, suministros y excesos, daños (con soporte) y resultado: a devolver o a pagar.
- Si hay acuerdo, pago y cierre. Si hay desacuerdo parcial, consignación de lo no discutido y reclamación del resto.
4) Llaves y mandos: control real de la posesión
4.1. El contrato debe traer el control desde el día 1
- Anexo de llaves y mandos con tipos y unidades (ej.: “2 vivienda”, “1 portal”, “1 garaje”, “2 alarma”, “1 trastero”, “1 buzón”).
- Prohibición expresa de duplicar o cambiar bombín sin autorización.
- Cajas de llaves en fachada prohibidas salvo permiso.
- Sanción moderada por falta de llaves/mandos y cambio de bombín a cargo del inquilino si falta alguna.
4.2. ¿Faltan llaves o un mando?
- Hazlo constar en el acta y sustituye de inmediato el bombín; adjunta factura.
- Esa factura y la penalidad razonable por gestión se incorporan a la Matriz de Liquidación.
4.3. Cerraduras electrónicas y domótica
- Protocolo de códigos y usuarios (quién los gestiona).
- Reseteo al salir con pantallazos (incluye app de alarma, asistentes, cerraduras, router, ONT).
- Si no es posible por incompatibilidad técnica, cambio físico del cilindro.
5) Suministros: corte limpio y objetivable
- Lecturas iniciales y finales con foto (display y nº de contador) integradas en las Actas.
- Si el modelo de contrato es “incluidos con límites”, debe existir matriz de consumos mensual o trimestral: umbrales por suministro, precio por exceso y lecturas remitidas por el inquilino durante la vigencia (WhatsApp/email como domicilios válidos).
- Si los suministros están a nombre del inquilino, exigir justificante de baja/lectura final o cambio titular; cualquier cargo que llegue a tu cuenta, reembolso en X días (cláusula).
Resultado: el exceso de 27 € en luz o 42 € en agua ya no es una opinión; es una línea en la Matriz con soporte.
6) Inventario con valor probatorio: donde se gana medio “pleito”
- Fotos fechadas de entrada y salida: panorama + detalle.
- Números de serie de electrodomésticos y equipos.
- Escala de estado (A–D) y mención de daños previos.
- Valores de reposición razonables (para textiles, mobiliario y pequeños electrodomésticos).
- Criterios de pintura (m² por estancia, acabado, cuándo se considera restitución completa).
Sin esto, una encimera quemada es “desgaste”. Con esto, es una partida líquida.
7) Matriz de liquidación: la hoja que evita discusiones eternas
En JR Abogados incorporamos un modelo de Matriz de Liquidación que se envía en 7–10 días tras el acta:
- Rentas (prorrata si corresponde).
- Suministros y excesos (con referencia a lecturas/facturas).
- Daños con facturas/presupuestos o valor pactado del inventario.
- Limpieza especial si procede (criterio objetivo).
- Penalidades moderadas aplicadas (visita frustrada, cambio de bombín no autorizado, etc.).
- Total a devolver o a pagar.
Si hay discrepancia parcial, se consigna lo no discutido para cortar intereses y se reclama el resto.
8) Qué debe decir tu contrato para blindar la salida
- Acta como único corte de devengo
Cláusula clara: “Sólo el Acta de Devolución firmada por el arrendador, o la diligencia de lanzamiento, cortan el devengo de rentas y responsabilidades”. - Domicilios válidos de notificación
Email y WhatsApp como domicilios para citaciones, recordatorios y cierre. Para escaladas (no prórroga, resolución), burofax. - Citación de salida y consecuencias
Plazo, franjas, penalidad moderada por visita frustrada sin causa. Si el inquilino no comparece, reprogramación por burofax; si persiste, acción. - Llaves/mandos: anexo y prohibiciones
Listado, prohibición de duplicados/cambio de bombín, caja de llaves, sanción y cambio de cilindro a cargo del inquilino si falta alguna. - Suministros
Modelo A (titularidad del inquilino en 15 días con prueba y reembolso de cargos) o Modelo B (incluidos con límites y lecturas mensuales). Lecturas integradas en actas. - Inventario probatorio
Fotos, números de serie, valores de reposición y criterios de pintura. Integrado como anexo. - Plazo y forma de liquidar
Matriz en 7–10 días, devolución/retención motivada; consignación de lo no discutido. - Entrega de llaves “informal” no válida
Prohibición expresa de entrega en portería/buzón/agencia sin firma del arrendador o representante acreditado. - Domótica/alarma
Protocolos de reseteo/transferencia y pantallazos en el acta. - Penalidades moderadas y defendibles
Visita frustrada, manipulación de contadores, caja de llaves, falta de llaves/mandos, retraso reiterado: importes moderados, objetivos y cobrables.
9) Plan B si el inquilino no comparece o niega la entrega
- Citación por email/WhatsApp y, si no responde, burofax con dos fechas alternativas.
- Ausencia: acta con constancia de no comparecencia, prueba gráfica (foto del portal, reloj/ubicación), y requerimiento final.
- Persistencia: si retiene llaves o posesión, demanda (desahucio por expiración de término o por resolución por incumplimiento), con acumulación de rentas futuras hasta entrega.
- Ejecución: una vez haya resolución/auto, oficios simultáneos a bancos, nómina/pensión, AEAT, TGSS/INSS, DGT y TPV/clientes (si es autónomo).
- Lanzamiento: el acta judicial corta devengo de modo indiscutible. Luego, Matriz de liquidación y cierre.
10) Casos reales (despersonalizados)
A) Llaves en portería, devengo abierto
El inquilino dejó dos llaves sin acta; faltaba el mando del garaje. Con contrato JR, eso no corta devengo. Citación formal, prorrata hasta la firma del acta y cambio de bombín a cargo del inquilino. Cierre en 9 días.
B) Suministros sin lectura final
Factura mixta y discusión. Con actas y fotos de display/nº de contador, el exceso se liquidó en 48 horas, sin monitorio.
C) Inventario “de palabra”
Encimera quemada y pared con pintura negra. Inventario JR con valores: retención parcial contra fianza + presupuesto adjunto; acuerdo extrajudicial en 72 h.
D) Domótica sin reseteo
Riesgo de acceso remoto. Protocolo JR: reseteo y pantallazos en acta. Incidencia cerrada al momento.
E) No comparece
Doble citación y burofax. Demanda por expiración de término con acumulación de rentas. Allanamiento y entrega en juzgado. Matriz y cierre en 10 días.
11) Checklists del propietario (para imprimir)
Antes de firmar el contrato
- Acta como único corte de devengo.
- Anexo de llaves/mandos y prohibición de duplicados/cambios sin permiso.
- Domicilios válidos: email/WhatsApp + burofax para escaladas.
- Suministros: Modelo A (titularidad inquilino) o Modelo B (incluidos con límites); lecturas en actas.
- Inventario con fotos, n.º de serie y valores de reposición.
- Plazo de liquidar (7–10 días) y consignación de lo no discutido.
- Domótica/alarma: protocolos y pantallazos.
- Penalidades moderadas: visita frustrada, caja de llaves, falta de llaves, manipulación de contadores.
10–15 días antes de la salida
- No prórroga si aplica (en plazo y forma).
- Citación al acta con dos franjas.
- Recordatorio de obligaciones (limpieza, entrega de llaves, reseteo, lecturas).
Día de la salida
- Recuento de llaves/mandos (anotar cantidades).
- Lecturas con foto (display y nº de contador).
- Cotejo de inventario (OK / falta / daño) con fotos finales.
- Reseteo de alarma/domótica con pantallazos.
- Firma del acta (o constancia de negativa).
7–10 días posteriores
- Enviar Matriz de Liquidación con soportes.
- Devolver/retener y, si hay discrepancia parcial, consignar lo indiscutido.
12) Preguntas rápidas (respuestas de abogado)
¿Sirve una entrega en la inmobiliaria?
Sólo si el contrato la designa expresamente como representante para ese acto y firma el acta. Sin firma, no hay corte.
¿Puedo cortar devengo si dejan llaves en un sobre?
No. Necesitas acta o lanzamiento. Alternativa: citación, burofax y, si se niegan, acción.
¿Qué pasa si faltan mandos pero tengo llaves?
La posesión está comprometida (garaje, trastero…). Cambia bombín/códigos, deja rastro y carga el coste en la Matriz.
¿WhatsApp vale para citar?
Sí, si está pactado como domicilio válido. Para blindar, acompáñalo de burofax.
¿Puedo quedarme con parte de la fianza sin factura?
Mejor presupuesto y, si es posible, factura. Con inventario y valor pactado también es defendible, pero lo ideal es documentar.
¿Y si el inquilino no firma el acta?
Haz constar su negativa, adjunta fotos y lecturas y firma tú con testigo. El corte queda protegido; luego envías la Matriz.
13) Qué entregamos en JR Abogados para que el final sea limpio (y rápido)
- Contrato a medida con Acta como corte exclusivo de devengo y toda la arquitectura de salida.
- Pack de Actas (Entrega y Devolución) y Matriz de Liquidación listas para usar.
- Inventario probatorio premium: guía fotográfica, n.º de serie y valores de reposición.
- Protocolos de llaves/mandos, domótica/alarma (reseteo y pantallazos) y lecturas con foto.
- Modelos de comunicación: citación, recordatorio, burofax por no comparecencia y cierre.
- Cláusulas de suministros (titularidad o límites), penalidades moderadas y caja de llaves prohibida.
- Acompañamiento si hay conflicto: desahucio por expiración o resolución, acumulación de futuras y ejecución simultánea (bancos, nómina/pensión, AEAT, TGSS/INSS, DGT, TPV/clientes).
14) Conclusión
El “día de la salida” es donde se gana o se pierde lo que has protegido todo el año. Sin acta, sin llaves y con devengo abierto significa dinero y tiempo que no volverán. Con un contrato y un protocolo JR Abogados, la salida se convierte en un proceso previsible: cita, firma, corte del devengo, lecturas con foto, inventario cotejado y Matriz de liquidación que cierra las cuentas en días.
Si quieres evitar discusiones, facturas inesperadas y semanas de incertidumbre, deja que redactemos tu contrato y montemos tu protocolo de salida. El final ordenado no es cuestión de suerte: es cuestión de escribirlo bien y cumplirlo al milímetro. Nosotros lo dejamos cerrado.
