Por qué este burofax es la pieza clave del cierre
El cierre de un arrendamiento no es un simple “te devuelvo las llaves”. Juridifica cuándo termina la relación, cómo se restituye la posesión y qué queda pendiente de liquidar. El burofax con certificación de contenido y acuse es la herramienta profesional que:
- Fija la fecha exacta de terminación del contrato (por vencimiento, denuncia, mutuo acuerdo documentado o causa prevista).
- Cita a la entrega de llaves en día y hora concretos, con alternativa notarial para evitar excusas logísticas.
- Ordena un acta de entrega con lecturas de contadores, revisión del inventario y relación de incidencias.
- Encapsula la liquidación: fianza, suministros, limpiezas y desperfectos con sus pruebas.
- Advierte de las consecuencias de la no comparecencia o de la permanencia (ocupación sin título, indemnización y acciones).
Un burofax bien diseñado evita la prórroga “de hecho”, recorta la litigiosidad, y deja prueba preconstituida para un eventual desahucio por expiración del plazo y para la reclamación de cantidades.
1) Finalización del contrato: causas y efectos prácticos
Antes de comunicar, delimite la causa de terminación:
- Expiración del plazo: el contrato alcanza su fecha final.
- Denuncia en plazo: cuando el contrato lo exige (p. ej., preaviso mínimo).
- Mutuo acuerdo: relevante si se pactó una salida anticipada con condiciones.
- Condición resolutoria contractual: incumplimiento que activa la terminación (impagos, usos prohibidos, obras inconsentidas, etc.).
- Causas legales de resolución: supuestos que, bien integrados en el contrato, permiten la extinción.
Efecto nuclear: desde la fecha de efectos de la terminación, si el arrendatario no restituye la posesión, pasa a ser ocupante sin título; se devenga indemnización por ocupación y se allana la vía del desahucio.
2) El preaviso: cuánto, cómo y por qué importa
Aunque la causa sea clara (p. ej., fin de plazo), el preaviso es una buena práctica que desactiva conflictos:
- Respete lo pactado: si el contrato exige 30/60 días, cúmplalos.
- Si el contrato guarda silencio, use un preaviso razonable (habitualmente 30 días en vivienda; en locales, según complejidad).
- Concreción: fecha cierta de fin, día y hora de entrega, lugar y alternativa notarial.
El preaviso no solo es cortesía jurídica: reduce fricciones, evidencia buena fe y refuerza la posición en costas si luego hay pleito.
3) Fehaciencia: por qué burofax con contenido y acuse (y doble envío)
El burofax certifica el texto enviado y aporta acuse de recepción o intento válido. Para maximizar eficacia:
- Doble envío: al domicilio de notificaciones del contrato y al inmueble arrendado.
- Si el arrendatario es persona jurídica, añada envío al domicilio social “A/A Administración/Departamento Jurídico”.
- Incluya a todos los arrendatarios firmantes y, cuando proceda, fiadores (copia informativa).
- Conserve justificantes de entrega, rehusado o no retirado: el intento válido opera.
4) Objetivos del burofax de fin de contrato y citación de entrega
Un burofax profesional debe:
- Declarar la terminación por la causa que proceda.
- Señalar la fecha de efectos (normalmente la del fin del plazo o la de resolución).
- Citar a entrega de llaves en día y hora concretos, con lugar (despacho/notaría/inmueble) y alternativa notarial de depósito.
- Configurar el acta de entrega: lecturas, inventario, llaves/mandos, incidencias.
- Establecer el marco de liquidación: fianza, suministros, limpiezas, reparaciones documentadas.
- Advertir de las consecuencias de no comparecer o permanecer: ocupación sin título, indemnización diaria y acciones legales con costas.
- Adjuntar (si procede) checklist de salida y hoja de liquidación provisional.
5) Citación de entrega: dónde, cuándo y con qué alternativas
Para evitar excusas:
- Día y hora cerrados (y una franja alternativa).
- Lugar:
- Despacho profesional: facilita acta ordenada.
- Inmueble: útil para revisión inmediata.
- Notaría: excelente si prevé conflicto; permite depósito de llaves y fe pública de lecturas/estado.
- Alternativa notarial siempre prevista**:** si no puede acudir, depósito de llaves en notaría en la misma fecha y hora.
Incluya un teléfono/email de coordinación (como refuerzo, no como sustitución del burofax).
6) El acta de entrega: qué debe recoger (y cómo)
El acta es el documento que congela la foto del cierre. Sus componentes:
- Identificación: partes presentes o representantes (con poderes), fecha, hora, lugar.
- Llaves y mandos: detalle de unidades devueltas (portal, vivienda, trastero, garaje, piscina, buzón, trastero, candados, etc.).
- Lecturas: agua, luz, gas (foto del display y cifra exacta).
- Inventario: verificación de existencia y estado de cada elemento inventariado; anotar faltas o daños.
- Estado general: paredes, suelos, carpinterías, sanitarios, cocina, electrodomésticos, cristales, persianas, terrazas/patios.
- Limpieza: conforme a lo pactado (o “limpieza razonable”).
- Incidencias: lista de desperfectos no propios del uso normal, con fotos; pendientes menores; llaves perdidas.
- Suministros: regularización y/o titularidad.
- Liquidación provisional: cuadro-resumen (fianza a devolver/aplicar, suministros, limpiezas, reparaciones).
- Firma: de ambas partes; si alguien se niega, deje constancia y solicite testigo (portero, administrador, notario).
Buenas prácticas: lleve impresos el inventario de entrada con fotos y un modelo de acta; genere un dossier fotográfico de salida (con metadatos).
7) El inventario: metodología para revisar sin discusión
El inventario no es un listado “a ojo”. Para que sea operativo:
- Correspondencia 1:1 con el inventario de entrada: mismo orden, misma nomenclatura, mismas fotos (antes/después).
- Criterios claros de uso ordinario vs. daño:
- Uso ordinario: desgaste paulatino, pérdida de brillo, pequeñas marcas compatibles con el tiempo.
- Daño: roturas, quemaduras, golpes, manchas sustanciales, faltas de elementos, olores persistentes, manipulación indebida.
- Evidencia: fotos de salida comparadas con las de entrada, presupuestos o facturas si ya existen.
- Trazabilidad: cada imputación económica debe anclarse a una prueba.
8) Liquidación: cómo estructurarla con rigor
Incluya una hoja de liquidación anexa al acta o al burofax:
Capítulo A – Rentas y cantidades asimiladas
- Renta del último periodo, IBI, comunidad, basura si corresponden y están pactadas.
Capítulo B – Suministros
- Periodos, lecturas, recibos pendientes y regularización al día de la entrega efectiva.
Capítulo C – Limpieza/Desodorización
- Si el contrato lo prevé o si el estado lo exige (p. ej., cocina/horno, baños, desodorizaciones). Adjunte presupuesto/factura.
Capítulo D – Reparaciones/Reposiciones
- Solo daños no derivados del uso normal: detalle de concepto, prueba (foto), presupuesto/factura.
Capítulo E – Mandos/llaves
- Coste por pérdida/duplicado si está pactado o es el coste real acreditado.
Capítulo F – Indemnización por ocupación
- Si no se entrega en fecha, diaria desde la fecha de efectos hasta la restitución (llaves + desalojo + posesión libre), conforme a lo pactado o a la renta de mercado razonable.
Resultado: a devolver al arrendatario / a pagar al arrendador. Indique plazo de abono y forma (transferencia) y la cuenta de destino para devoluciones.
9) Permanecer tras la fecha: consecuencias y cómo cortarlo rápido
Si el arrendatario no entrega en fecha:
- Pasa a ocupante sin título desde la fecha de efectos.
- Se devenga indemnización por ocupación hasta la entrega efectiva.
- Procede requerimiento final (burofax) dejando constancia de incomparecencia y activando demanda (desahucio por expiración del plazo + cantidad).
- Si se había señalado entrega notarial y no comparece, levante acta de incomparecencia: prueba de oro.
Regla de oro: no entre en la vivienda con llave de reserva sin consentimiento o título. Espérese al título judicial o utilice la vía notarial de depósito de llaves cuando sea viable.
10) Estructura funcional del burofax (sin plantillas rígidas, claves operativas)
Encabezado
- Datos del arrendador (o del despacho que lo representa) y del/los arrendatario/s.
- Referencia del contrato (fecha e inmueble).
Asunto
- “Fin de contrato y citación de entrega de llaves con acta e inventario”.
Cuerpo
- Terminación: se comunica que el contrato finaliza por (causa) el //____ (fecha de efectos).
- Citación: se fija entrega de llaves el //____ a las : h en (lugar). Se ofrece alternativa notarial de depósito, comunicándolo con 48 h de antelación.
- Acta e inventario: en el acto se practicará acta de entrega, con lecturas de contadores, revisión del inventario y estado del inmueble.
- Liquidación: se practicará liquidación (rentas/suministros/desperfectos). Si procede, se adjunta hoja provisional; la fianza se devolverá o aplicará con base en dichas comprobaciones y pruebas.
- Advertencias: la no comparecencia o la permanencia implicarán ocupación sin título, con indemnización desde la fecha de efectos, y se ejercitarán acciones legales (desahucio por expiración + cantidad), con costas.
- Fehaciencia: se remite con certificación de contenido y acuse; se solicita confirmación de la cita en 72 horas.
Cierre
- Lugar, fecha y firma.
Notas
- Añada checklist de salida (limpieza, retirada de enseres, llaves/mandos) para facilitar el cumplimiento.
- Si hay fiadores, remítales copia informativa.
11) Checklist de salida para adjuntar (reduce roces)
- Retirada total de enseres y residuos.
- Cocina/horno y campana limpios; nevera vacía y descongelada.
- Baños limpios y sin cal; juntas revisadas.
- Suelos aspirados/fregados; polvo retirado.
- Paredes sin adhesivos; taladros tratados si el contrato lo exige.
- Cristales y persianas en funcionamiento.
- Terrazas/patios despejados.
- Entrega de todas las llaves/mandos (detalle de unidades).
- Últimos recibos de suministros y IBAN para devolución de fianza (si procede).
12) Cronograma operativo recomendado
- Día -45 a -30: revisión de contrato (plazos, preavisos, inventario, fianza). Preparación de burofax, checklist y hoja provisional de liquidación.
- Día -30: envío del burofax (doble envío; contenido certificado + acuse).
- Día -20 a -10: verificación de recepción/rehusado y coordinación logística por email/WhatsApp (como refuerzo).
- Día -5: recordatorio (no fehaciente) con checklist y documentación a aportar.
- Día 0: acta de entrega, lecturas, fotos, inventario, llaves, liquidación provisional.
- Día +3 a +7: envío de liquidación final con devoluciones o requerimientos pendientes.
- Si no hay entrega: ese mismo día 0, remita requerimiento final y active demanda.
13) Errores que disparan conflictos (y cómo evitarlos)
- No certificar el contenido (solo acuse): luego no prueba qué comunicó.
- Fechas difusas (“finales de mes”): use día y hora cerrados.
- Omitir alternativa notarial: alimenta excusas de agenda.
- No llevar inventario de entrada: sin “antes”, el “después” se discute.
- Retener fianza sin prueba: cada euro debe vincularse a fotos y facturas o presupuestos.
- No detallar llaves/mandos: luego no se puede reclamar duplicados con fuerza.
- No documentar lecturas: errores en suministros y reclamaciones cruzadas.
- Mezclar capítulos sin orden (rentas, daños, usos): confunde y debilita su posición.
- Tolerar prórrogas verbales: formalice por escrito cualquier extensión con renta/condiciones.
- No incluir a fiadores: resta palancas de pago y presión procesal.
14) Preguntas frecuentes (respuestas precisas)
¿Sirve email o WhatsApp en lugar de burofax?
Como refuerzo, sí. Para acreditar qué y cuándo se notificó, el burofax con contenido y acuse es la vía.
¿Puedo devolver la fianza el mismo día?
Sí, si el estado es conforme, hay lecturas y la verificación del inventario no deja dudas. Si necesita comprobar consumos o reparar detalles, anuncie plazo breve para la liquidación final y actúe con pruebas.
¿Qué pasa si no comparecen a la entrega?
Levante acta de incomparecencia (si estaba convocada notaría), remita requerimiento final y presente demanda. Desde la fecha de efectos se devenga indemnización por ocupación.
¿Puede el arrendatario pedir “unos días más”?
Solo si usted acepta por escrito. Si no, son días de ocupación y generan indemnización.
¿Cómo evito discusiones por “desgaste normal”?
Con inventario de entrada con fotos, y criterios claros en el contrato. En el cierre, documente con fotos comparativas y presupuestos.
¿Dónde es mejor entregar: despacho, inmueble o notaría?
- Despacho: control y orden.
- Inmueble: verificación inmediata.
- Notaría: máxima fehaciencia si prevé conflicto.
Seleccione en función del riesgo.
¿Puedo entrar con llave si no aparecen?
No sin consentimiento o título. Active vía judicial o depósito notarial de llaves cuando sea posible.
15) Acta de entrega: esqueleto operativo (para llevar impreso)
- Fecha/Hora/Lugar
- Partes presentes (DNI, en su caso poderes)
- Llaves/Mandos devueltos (detalle)
- Lecturas (agua/luz/gas con fotos)
- Inventario (ok/faltas/daños con fotos)
- Estado general (observaciones)
- Suministros (regularización)
- Liquidación provisional (resumen)
- Resultado: fianza a devolver/aplicar; plazos
- Firmas (y testigo si alguien se niega)
16) Mini-guía para cuantificar la liquidación sin sorpresas
- Fotos con metadatos: cada daño con su imagen.
- Presupuestos comparables: al menos dos si la cuantía es relevante.
- Facturas: si ya se ejecutó la reparación.
- Lecturas y periodos: suministros con detalle.
- Resumen claro: columnas de concepto, prueba, importe.
- Comunicación: envíe la liquidación por escrito y guarde acuse (correo/mail certificado si no usa burofax en esta fase).
17) Cláusulas contractuales que simplifican el cierre (para futuros arrendamientos)
- Plazo y preaviso: “El contrato finalizará el //____; cualquiera de las partes podrá denunciar con X días de preaviso.”
- Entrega y acta: “La entrega de llaves se realizará mediante acta, con lecturas e inventario; la no comparecencia implicará ocupación sin título.”
- Limpieza final: “El arrendatario dejará la vivienda limpia; se podrá exigir limpieza profesional hasta ___ € si no se cumple.”
- Llaves/mandos: “La pérdida de mandos tendrá un coste de ___ € por unidad y la de llaves según factura.”
- Indemnización por ocupación: “Desde la fecha de fin sin entrega, se devengará indemnización diaria equivalente, como mínimo, a la renta prorrateada (o renta de mercado si se pacta).”
- Suministros: “Se aportarán lecturas en el acto y se regularizarán hasta el día de entrega efectiva.”
- Comunicaciones: domicilios y preferencia de burofax con contenido y acuse.
18) Casuística y cómo aterrizarla
18.1. Vivienda amueblada con inventario extenso
- Claves: lleve inventario impreso con fotos; revise habitación por habitación; tome fotos comparativas.
- Técnica: si hay diferencias menores con valor mínimo, pacte solución en el acto (transferencia inmediata) o deje constancia para liquidación final.
18.2. Local comercial con maquinaria
- Claves: añada listado de equipos, pruebas de desconexión/retirada y estado del suelo/paredes.
- Técnica: si hay anclajes o obras por revertir, cuantifique y deje plazo razonable (si así se acordó) o impute coste.
18.3. Inquilino ausente
- Claves: alternativa notarial de depósito; si no hay llaves, demanda inmediata.
- Técnica: acta de incomparecencia y burofax final.
18.4. Suministros con retraso de facturación
- Claves: con lecturas, el ajuste se calcula proporcionalmente; evite que el retraso del comercializador bloquee la fianza.
- Técnica: devolución parcial y regularización posterior con recibos.
19) Integración con otras incidencias frecuentes
- Impagos: no mezcle sin orden; en el burofax, mantenga capítulos: Fin de contrato – Entrega – Liquidación – (Rentas pendientes).
- Daños y falta de conservación: documente con fotos y presupuestos; no detenga la entrega por estas discusiones, documente y liquide.
- Usos prohibidos detectados al cierre: deje reserva de acciones económicas si hay prueba y cuantifique.
20) Cómo lo trabajamos en JR Abogados
- Auditoría del contrato y de la cronología (plazos, preavisos, inventario, fianza).
- Redacción del burofax con fecha de efectos, citación cerrada y alternativa notarial.
- Protocolo de entrega: acta, lecturas, inventario, llaves y dossier fotográfico.
- Liquidación ordenada: desglose con pruebas; devolución/abono rápido y documentado.
- Plan B listo: requerimiento final y demanda (desahucio por expiración + cantidad) si no hay entrega.
- Cierre sin flecos: acta firmada, lecturas archivadas, liquidación final y archivo probatorio.
La experiencia demuestra que un burofax técnico y una entrega protocolizada reducen tiempos, elevan la probabilidad de costas a favor del arrendador y evitan reclamaciones posteriores.
21) Conclusión operativa
Para cerrar un arrendamiento con seguridad jurídica y cero sorpresas:
- Determine la causa de fin y verifique el preaviso pactado.
- Comunique por burofax (contenido + acuse), con doble envío, la fecha de efectos y la citación a entrega; ofrezca alternativa notarial.
- Practique un acta de entrega meticulosa: llaves/mandos, lecturas, inventario y estado.
- Documente con fotos y anexe una liquidación clara (fianza, suministros, limpiezas, reparaciones).
- Advierta de ocupación sin título e indemnización si no hay entrega; tenga preparado el Plan B (requerimiento final + demanda).
- No improvise: cada euro reclamado debe tener prueba; cada fecha, documento.
En JR Abogados lo hacemos a diario con un método probado: burofax sólido, entrega ordenada y liquidación transparente. Resultado: salida rápida, pacífica y blindada para evitar pleitos o ganarlos con claridad si llegan.
